Importez la rooming list une ligne par chambre, voyez qui dort où, envoyez les vouchers aux participants et imprimez le récapitulatif par date, sans quitter la plateforme de votre événement.
Quand un événement dure plusieurs jours, le plus pénible n’est souvent pas la salle : ce sont les hôtels. La rooming list arrive sous forme de fichier Excel, il faut la croiser à la main avec la liste des inscrits, et chaque changement de chambre devient une chaîne d’e-mails.
Avec EventMatic, les réservations d’hôtel peuvent entrer dans la même plateforme où vous gérez invitations, inscriptions et accréditations. Comme chaque fonction d’EventMatic, la gestion des réservations d’hôtel s’adapte à la façon de travailler de chaque client : le flux, de l’import de la rooming list à l’envoi des vouchers, est configuré selon les besoins de l’événement, sans imposer un parcours unique.
Import de la rooming list telle quelle
Chaque ligne du fichier est une chambre : EventMatic peut la lire avec un modèle d’import défini pour l’événement, de sorte que le staff aussi peut charger les mises à jour sans refaire la configuration.
Qui dort où
Pour chaque réservation, on peut voir les occupants de la chambre, la formule (les formules de pension peuvent être définies pour chaque événement) et à qui envoyer la confirmation.
Vouchers aux participants
Le voucher de réservation peut être inséré dans les mailings habituels d’EventMatic, y compris sous forme de tableau, avec les coordonnées de l’organisateur de l’événement. Avant l’envoi, on peut prévisualiser l’e-mail et le PDF tels qu’un participant les recevra.
Récapitulatif « Réservations par date »
Un PDF avec les réservations jour par jour, avec les logos de l’événement, à transmettre à l’hôtel ou au staff. Les tags sur les comptes aident à regrouper participants, intervenants ou délégations.
Résultat : une seule liste, toujours à jour, pour les inscriptions et les nuitées.
Vous organisez des congrès, des conventions ou des événements sur plusieurs jours avec des participants à l’hôtel ? Demandez une démo ou contactez-nous : nous vous montrons le parcours complet, de la rooming list au voucher.
