Avec le nouveau check-in d’EventMatic, le personnel à l’entrée enregistre les entrées et les sorties, gère plusieurs salles avec le même billet et sait toujours combien de personnes se trouvent à l’intérieur.
L’entrée est l’endroit où un événement peut mal tourner : files d’attente, invités qui ne figurent pas sur la liste, salles différentes avec des règles différentes, mineurs qui doivent entrer avec l’autorisation parentale signée. Le personnel doit décider en quelques secondes, souvent sans responsable à ses côtés.
Entrées et sorties depuis la même application
Avec le nouveau check-in d’EventMatic, l’opérateur a tout dans l’application Android. Pour chaque poste, il choisit d’enregistrer l’entrée, la sortie ou les deux : la personne qui sort est marquée comme sortie et, lorsqu’elle revient, son passage est enregistré sans faux doublons.
Plusieurs salles avec le même billet
Lors des événements à plusieurs salles, un billet valide ouvre les portes de la salle où la personne a sa place. Si elle se présente à l’entrée d’une autre salle, l’application ne la refuse pas automatiquement : elle demande à l’opérateur s’il faut autoriser ou refuser l’accès, et les données restent séparées salle par salle.
Invités non inscrits et autorisation parentale pour les mineurs
Une personne qui arrive sans être inscrite peut être enregistrée directement à l’entrée : l’application demande à l’opérateur s’il faut autoriser ou refuser l’entrée. Pour les événements ouverts aux mineurs, l’organisateur active la vérification de l’autorisation parentale : à l’entrée, la question n’est posée qu’une seule fois, aussi bien depuis l’application que depuis la liste du poste web.
Combien de personnes sont à l’intérieur, en temps réel
Pendant ce temps, dans le tableau de bord de l’événement, l’occupation se met à jour en direct pour chaque session : inscrits, capacité et personnes présentes, avec les places occupées, bloquées et libres. La recherche des participants au poste trouve un nom même si les mots sont dans un ordre différent ou saisis sans accents.
L’application de check-in se télécharge depuis le Centre d’assistance d’EventMatic, avec un code QR.
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