Gestion
Evenements
Une plateforme complète et professionnelle pour la gestion d’événements, avec des invitations et des inscriptions en ligne, des cartes d’accès multi-catégories et l’impression de badges, un site web pour les participants et une application pour Android et iPhone.
Tout est intégré, testé et garanti par des années d’expérience dans l’industrie.
Configuration des événements
et de l'interface utilisateur
Données de base,
CRM et mailing
Contrôle d'accès avec plusieurs
Technologies matérielles
Engagement des utilisateurs:
Site web et application dédiés à l'événement
Rapports en temps réel
et sur mesure
Configuration des événements
et l'interface utilisateur
Sélectionnez et personnalisez chaque détail pour un événement « sur mesure » !
EventMatic offre une configuration hautement personnalisable
- Les éléments du menu peuvent être personnalisés au niveau de l’événement, du rôle de l’utilisateur et de l’utilisateur spécifique.
- Les tableaux de données, tels que ceux des participants ou des registres de présence, peuvent être configurés avec des colonnes et des étiquettes/champs personnalisés.
- Grâce aux options d’événement et aux options de participant, il est possible de gérer des configurations et des règles d’événement avancées directement à partir de l’interface.
- Les fonctionnalités de publipostage et de formulaire web, avec leurs pages d’atterrissage dynamiques, permettent de personnaliser les invités en fonction de leur type.
Par exemple, il est possible de configurer des formulaires de participation spécifiques pour les journalistes ou le personnel, en adaptant les champs de base des participants en fonction de leur type. - En outre, l’interface du backend peut être configurée spécifiquement pour chaque type de participant, en modifiant les masques et en affichant des boutons spécifiques, tels que ceux permettant d’imprimer des badges ou de modifier les règles de contrôle d’accès et d’autoriser l’accès à une zone.
- Les fonctions personnalisables comprennent la possibilité de créer des modèles d’impression de badges spécifiques pour chaque type d’invité.
Données de base,
CRM et mailing
Créez, publiez et invitez autant de participants que vous le souhaitez en quelques clics et sans duplication.
La fonctionnalité CRM pour la création de données de base d’événements offre un ensemble d’outils avancés pour gérer les informations de contact en détail.
Le système prend également en charge la gestion d’adresses multiples, ce qui permet d’associer plusieurs adresses à la fois à des contacts et à des entreprises. En outre, il vous permet d’attribuer et de gérer des catégories multiples aux contacts, améliorant ainsi leur classification et leur segmentation. Enfin, il offre la possibilité d’organiser les données par la gestion de sous-couches, créant ainsi une structure plus détaillée et organisée pour les informations stockées.
Les données de base peuvent être regroupées en listes pour l’envoi massif d’invitations et d’inscriptions à un événement.
Les invitations peuvent également être envoyées via des plateformes sociales, des lettres personnalisées par la poste et un site web, avec un système de contrôle pour surveiller les listes d’invités.
Les courriers d’invitation sont générés avec un code unique qui ne peut être utilisé que par le destinataire et n’est pas transférable à d’autres personnes.
Pour éviter les doublons, un blocage des enregistrements multiples est mis en place.
Le système permet également de gérer les surréservations et de s’assurer que les inscriptions sont contrôlées et gérées efficacement.
Inscription
à l'événement
1
Invitation
L'utilisateur reçoit une invitation par courrier électronique avec un lien vers le formulaire d'inscription à l'événement.
2
Compilation
L'utilisateur remplit le formulaire avec les données requises. Si l'utilisateur est déjà dans le système, certains champs sont pré-remplis.
3
Approbation
Le système reçoit la demande et procède à l'approbation en fonction des critères définis.
4
Titres de compétences
L'utilisateur reçoit un courriel contenant les informations d'identification qui lui permettront d'accéder à l'événement.
per tipologia di partecipante
Inscription facile par le biais de formulaires web et contrôle de la surréservation.
Lorsque l’invité ouvre le lien d’invitation, il est dirigé vers une page d’enregistrement (si nécessaire) où il trouvera des données préalablement définies, déjà saisies et non modifiables, afin de garantir l’unicité de l’invitation.L’invité peut alors facilement remplir tous les champs requis. La définition des champs obligatoires se fait lors de la phase de configuration de l’événement, où les opérateurs peuvent définir les champs obligatoires en quelques clics.
Au cours de cette phase, l’invité peut consulter et remplir les documents requis par l’organisateur, tels que les documents relatifs à la protection de la vie privée.Une fois les données vérifiées, l’invité recevra un e-mail de confirmation d’enregistrement contenant les informations d’identification(QRCode, barcode ecc) requises pour l’accès à l’événement.
Toutes ces opérations peuvent être effectuées confortablement à partir de n’importe quel appareil (PC, tablette, smartphone) et système d’exploitation, à condition qu’il soit connecté au réseau. Si l’invité le souhaite, le rappel de l’événement peut être automatiquement ajouté à son calendrier si la boîte aux lettres le permet.
Pendant ce temps, l’organisateur peut suivre l’évolution de la campagne d’inscription en temps réel.Grâce à un graphique intuitif, il peut afficher le nombre de destinataires qui ont reçu et ouvert la communication, ainsi que le nombre de ceux qui se sont inscrits, ce qui permet de créer immédiatement les listes de participants nécessaires à l’accréditation.
Accreditamento
all'Evento
1
Début
Le jour de l'événement, l'utilisateur se présente à la réception avec les identifiants d'accès reçus.
2
Accréditation
Le personnel de la réception vérifie les données d'accès et imprime le badge personnel.
3
Événements imprévus
Si l'utilisateur perd son badge, le responsable de la sécurité l'annule et en imprime un nouveau.
4
Accès à l'événement
L'utilisateur peut accéder à l'événement.
Une gestion efficace et rapide des accréditations est essentielle pour assurer un accueil positif lors des événements, où la première impression est déterminante !
Pendant l’événement, les organisateurs disposeront de la liste des participants pour imprimer les badges et organiser efficacement le processus d’accréditation. Les listes contiennent toutes les données requises et peuvent être facilement exportées et importées dans les principaux formats numériques en vue d’un traitement ultérieur.
Les invités se présenteront à la réception avec les informations d’identification reçues lors de l’inscription. Une photo d’identité sera alors prise et imprimée sur le badge. Si nécessaire, les accréditations peuvent être imprimées à l’aide de totems numériques équipés d’imprimantes à badges, ce qui réduit l’intervention humaine.
Il existe également une procédure d’accréditation pour les invités non enregistrés. Au moyen d’un totem ou d’une tablette, ils peuvent entrer leurs données et participer rapidement à l’événement.
Les organisateurs auront toujours un contrôle total sur le nombre de personnes accréditées et enregistrées en temps réel, ce qui leur permettra de mener à bien toutes les activités pendant l’événement.
Grâce à l’APP RegMe, les opérateurs d’événements, tels que les agents de sécurité, peuvent vérifier l’identité des participants, leurs privilèges d’accès, enregistrer les passages et vérifier le nombre de personnes présentes dans des zones spécifiques.
Les données sont synchronisées en temps réel avec le serveur et, en cas d’absence de connectivité réseau, peuvent fonctionner en mode déconnecté et renvoyer les données au serveur ultérieurement.L’APP peut être personnalisé avec le logo du client et en fonction de l’événement.
Les garanties supplémentaires comprennent la capacité de continuer à fonctionner en l’absence de connexion et de communication avec des dispositifs tiers tels que les liaisons BLE, WIFI, RFID, UHF.
L’application disponible pour Android et iOS est strictement contrôlée et utilise les technologies les plus récentes en mettant l’accent sur la sécurité des données. Le Web APP, quant à lui, est accessible directement à partir de n’importe quel type de navigateur et d’appareil, sans aucune barrière de marque ou de plateforme. Les graphiques et les fonctions s’adaptent automatiquement à l’appareil et à la taille de l’écran pour une expérience utilisateur intuitive.
Contrôle d'accès avec plusieures
Technologies matérielles
EventMatic prend en charge une large gamme de technologies matérielles afin de garantir une expérience de gestion d’événements fluide et sécurisée. Des applications dédiées sont disponibles pour Android et iOS, fonctionnant à la fois en ligne et hors ligne, avec des masques configurables par le serveur pour le contrôle d’accès et l’accréditation.Les adaptations de logiciels sont développées rapidement en fonction des besoins.
Pour le contrôle d’accès, EventMatic utilise des terminaux « post ou muraux » avec des lecteurs QRCode, BLE (Bluetooth Low Energy) et RFID multi-technologies de pointe. Ces lecteurs RFID prennent en charge les étiquettes de proximité classiques telles que E-Marine 125 Khz, Mifare Classic 13.56Mhz ou Mifare DESFire EV2 avec vérification par certificat numérique. Pour la lecture à distance jusqu’à 6 mètres, ils sont compatibles avec les tags UHF 800Mhz tels que l’Impinj Monza R6. Les terminaux de contrôle d’accès peuvent être fixes ou portables et sont équipés d’écrans interactifs affichant des messages personnalisés pour chaque participant.
Implication des utilisateurs:
Site web et application dédiés à l'événement
À l'ère du numérique, les participants sont de plus en plus exigeants, nous devons les impliquer davantage pour les satisfaire et, en même temps, rationaliser le travail de secrétariat et accroître l'efficacité de l'événement.
EventMatic propose des portails web dédiés aux événements, conçus pour les participants avec des zones publiques et restreintes, spécifiques à chaque type d’utilisateur.
Les portails permettent de gérer efficacement les différents besoins des participants en fournissant un accès personnalisé aux informations relatives à l’événement. C’est le cas, par exemple: actualités, dernières nouvelles, programme d’événements par région, communiqués de presse.
Les nouvelles peuvent être insérées grâce à la platforme backend cloud, générant des avis en temps réel afin d’avoir les participants toujours informés.
EventMatic met à disposition également l’APP événement pour Android et iOS, incluant notifications push en temps réel. L’interface de l’APP peut être gérée par des serveurs, ce qui permet la personnalisation des éléments du menu, des nouvelles et d’autres données affichées.
L’APP peut également servir de « crédit » ou de « badge virtuel », offrant une solution numérique complète pour la participation à l’événement.
Reporting en temps réel
et sur Mesure
Découvrez à quel point il est facile de générer des rapports! En quelques clics, vous obtenez immédiatement des rapports détaillés et complets
EventMatic offre un reporting en temps réel et avec une sécurité maximale grâce à des protocoles certifiés. En quelques clics, vous pouvez obtenir des rapports complets avec des données en temps réel
Parmi les rapports immédiatement disponibles, EventMatic inclut :
- Nombre d’invitations envoyées.
- Nombre d’inscriptions obtenues sur la base des invitations envoyées.
- Nombre d’accréditations en fonction des inscriptions obtenues.
- Situation des transits détectés aux portes d’accès.
- Liste des présences en temps réel, avec les détails de la participation.
Ces rapports fournissent une vue complète et à jour de l’évolution de l’événement, permettant de prendre des décisions éclairées et rapides.
Toutes les données, les journaux d’accès et autres rapports avancés peuvent être exportés au format Excel ou CSV, avec des colonnes personnalisées.
Location de matériel
et accessoires
EventMatic offre su richiesta diversi dispositivi e accessori:
- Tourelles ou barrières pour intérieur ou extérieur.Les tourniquets peuvent être de différents types : en box, compacts, avec portes (standard ou avec porte en verre) ou speedgate capable de gérer différents flux de participants. Ils peuvent également être équipés de lecteurs QRCode/RFID et caméras.
- Imprimantes pour badges de crédit sur support PVC en format standard 86x54mm ou format XXL, avec support pour impression laser ou étiquettes.
- Accessoires comme porte-badge avec cordon personnalisable avec les couleurs et le logo de l’événement ou des bracelets
- Compteurs de personnes utilisant des caméras stéréoscopiques pour surveiller la capacité des espaces.
- Appareils fixes ou mobiles pour gérer les accès
Les lecteurs intégrables peuvent être fixes (par ex. montés sur des tourniquets), pour l’identification sans contact (hand free) ou portables. Chaque type de lecteur peut prendre en charge différentes technologies d’identification : codes à barres 1D ou 2D (QR Code), bande magnétique et RFID de différents types (Mifare, NFC, iCode SLI-X, UHF…). - Totem, pour l’enregistrement autonome et l’impression du badge ou pour afficher des messages d’information
- Postes PC pour la réception
Ils permettent aux hôtesses d’identifier le participant, de l’inscrire et éventuellement d’imprimer un titre d’identification.
